Cách Viết Email Tiếng Anh Kèm Mẫu Câu Thông Dụng

Tầm quan trọng của việc học cách viết email tiếng Anh

Học cách viết email tiếng Anh mang lại nhiều lợi ích thiết thực trong công việc.

Trong quá trình học tiếng Anh, kỹ năng viết email cũng vô cùng quan trọng. Học cách viết email tiếng Anh không chỉ giúp giao tiếp nhanh chóng mà còn mang lại vô sốlợi ích, tiêu biểu như:

Tăng tính chuyên nghiệp: Email chuẩn thể hiện sự tôn trọng và thái độ nghiêm túc.
Tiết kiệm thời gian: Sử dụng mẫu câu có sẵn giúp bạn soạn email nhanh hơn.
Đạt mục tiêu giao tiếp: Truyền tải thông tin rõ ràng, tránh hiểu lầm.
Cơ hội học hỏi: Luyện tập email giúp bạn nâng cao vốn từ và ngữ pháp.
Xây dựng hình ảnh cá nhân: Viết email chỉn chu giúp bạn tạo ấn tượng tốt với người nhận.

Cấu trúc chuẩn của một email tiếng Anh

Nắm vững cấu trúc email giúp bạn viết email tiếng Anh chuyên nghiệp hơn.

Khi tìm hiểu cách viết email tiếng Anh, bạn cần nắm rõ cấu trúc cơ bản sau:

Tiêu đề email (Subject line): Ngắn gọn, rõ ràng, phản ánh đúng nội dung.
Lời chào (Greeting): Dùng Dear Sir/Madam khi trang trọng, hoặc Hi [Name] khi thân mật.
Câu mở đầu (Opening sentence): Giới thiệu mục đích ngay từ đầu.
Nội dung chính (Body): Viết ngắn gọn, dễ đọc, chia đoạn hợp lý.
Câu kết thúc (Closing sentence): Thể hiện sự lịch sự, ví dụ: I look forward to your reply.
Lời kết (Sign-off) và chữ ký (Signature): Dùng Best regards, Sincerely, kèm tên và thông tin liên hệ.

Một số mẫu câu email tiếng Anh thông dụng

Khi áp dụng cách viết email tiếng Anh, bạn có thể tham khảo các mẫu câu sau để tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả giao tiếp. Bạn có thể kết hợp một số phương pháp học phù hợp, ví dụ như space repetition để đẩy nhanh quá trình ghi nhớ các cấu trúc thông dụng khi viết email.

Mẫu câu mở đầu email (Opening/Purpose)

Mở đầu rõ ràng là yếu tố quan trọng trong cách viết email tiếng Anh.

Để bắt đầu email một cách tự nhiên, bạn cần những câu giới thiệu ngắn gọn, đi thẳng vào mục đích.

I am writing to introduce myself as…
I am reaching out regarding…
I would like to apply for…
I am contacting you to request…
I am writing in response to…
This email is to inform you that…
I am pleased to share…
I am writing to confirm…
I would like to bring to your attention…
I am reaching out to discuss…

Mẫu câu nhắc tới việc liên lạc trước đó (Referring to Previous Contact)

Viết email tiếng Anh hiệu quả cần liên kết mạch lạc với trao đổi trước đó.

Một điểm cần nhớ trong cách viết email tiếng Anh là dẫn chiếu đến liên lạc trước đó giúp nội dung liền mạch và người nhận dễ theo dõi.

As mentioned in my previous email…
Following up on our last conversation…
Referring to our earlier discussion…
As we agreed during our call…
Based on our previous meeting…
I would like to continue from our last exchange…
As per our earlier correspondence…
I wanted to revisit the point we discussed…
I am writing regarding our recent conversation…
To follow up on what we talked about…

Mẫu câu yêu cầu hoặc hỏi thông tin (Request/Inquiry)

Khi viết email tiếng Anh, sự lịch sự là chìa khóa trong mọi yêu cầu.

Trong nhiều tình huống công việc, biết cách viết email tiếng Anh lịch sự để xin thông tin là kỹ năng không thể thiếu.

Could you please provide me with…?
I would appreciate it if you could…
May I ask for further details about…?
Could you let me know when…?
I would be grateful if you could clarify…
Can you please confirm…?
Would it be possible to send me…?
I kindly request your assistance with…
Could you please advise me on…?
I am writing to ask about…

Mẫu câu theo dõi và nhắc nhở (Follow-up)

Biết cách viết email tiếng Anh giúp bạn nhắc nhở người nhận tinh tế hơn.

Khi học cách viết email tiếng Anh, nếu người nhận chưa phản hồi, bạn có thể dùng những mẫu câu dưới đây để nhắc nhở một cách khéo léo.

I am following up on my previous email…
I just wanted to check if you had a chance to review…
This is a friendly reminder regarding…
I’m getting in touch to follow up regarding…
I would like to remind you about…
I am checking in to ask about the status…
Just following up on…
I would appreciate an update on…
I wanted to touch base regarding…
Could you please let me know if there are any updates?

Mẫu câu thông báo tin tốt (Sharing Good News)

Thông báo tin tốt bằng email tạo không khí tích cực trong giao tiếp.

Khi áp dụng cách viết email tiếng Anh, việc chia sẻ tin vui hay thông tin tích cực đúng cách sẽ giúp bạn tạo thiện cảm và lan tỏa năng lượng tích cực.

I am delighted to inform you that…
I am pleased to share the good news…
We are excited to announce that…
I am happy to let you know…
Great news! We have successfully…
I am glad to inform you that…
It is with pleasure that I inform you…
I’m thrilled to share this positive update…
I am pleased to confirm that…
I’m excited to let you know about…

Mẫu câu thông báo tin xấu (Delivering Bad News)

Email cũng cần tinh tế nếu phải thông báo tin xấu.

Một trong những thử thách của cách viết email tiếng Anh là truyền đạt tin không may một cách khéo léo, vẫn giữ sự chuyên nghiệp và lịch sự.

I regret to inform you that…
Unfortunately, we are unable to…
I am sorry to let you know…
We regret to announce that…
It is unfortunate that I must inform you…
Sadly, we cannot proceed with…
I regret to say that…
Unfortunately, due to circumstances…
I apologize for having to share this news…
I am afraid I have to inform you…

Mẫu câu xin lỗi hoặc thông báo chậm trễ (Apology/Delay)

Trong giao tiếp, biết cách xin lỗi đúng lúc và chân thành là một kỹ năng quan trọng.

Nếu muốn thể hiện sự chuyên nghiệp, bạn nên biết cách viết email tiếng Anh để nhận lỗi hoặc giải thích lý do chậm trễ.

I apologize for the delay in responding.
Sorry for any inconvenience caused.
Please accept my apologies for the late reply.
I regret to inform you that…
Unfortunately, there has been a delay due to…
My apologies for not getting back to you sooner.
Sorry for the late notice, but…
Please excuse the delay in my response.
I am sorry for the oversight.
I apologize for any misunderstanding.

Mẫu câu phàn nàn (Complaint)

Viết email tiếng Anh để phàn nàn cần ngắn gọn nhưng rõ ràng, thuyết phục.

Khi cần phản ánh dịch vụ hay kết quả không mong muốn, bạn có thể tham khảo các cách viết tiếng Anh để phàn nàn dưới đây.

I am writing to express my dissatisfaction with…
I am disappointed with the service provided…
I would like to file a complaint regarding…
I am unhappy with the way…
This is to formally complain about…
I am writing to bring to your attention an issue…
I am concerned about the quality of…
I regret to inform you about my negative experience with…
I would appreciate it if you could look into this matter…
I am dissatisfied with the outcome of…

Mẫu câu kết thúc email (Closing/Thanks)

Kết thúc email lịch sự là bước không thể thiếu.

Ở phần kết thúc, cách viết email tiếng Anh chuẩn mực là luôn có lời cảm ơn và mong phản hồi, giúp email khép lại gọn gàng và chuyên nghiệp.

Thank you for your time and consideration.
I look forward to your response.
I appreciate your support.
Please let me know if you need any further information.
I look forward to hearing from you.
Thank you for your attention.
Your feedback would be greatly appreciated.
I hope to receive your reply soon.
Many thanks in advance.
I truly appreciate your assistance.

Kết Luận

Tóm lại, nắm vững cách viết email tiếng Anh không chỉ giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn mà còn tạo ấn tượng trong học tập và công việc. Khi kết hợp các cấu trúc này với việc học từ vựng tiếng Anh cùng GuruLango cho từng mục đích cá nhân khác nhau, bạn sẽ tự tin hơn trong mọi tình huống cần trao đổi qua email.

Bắt đầu luyện viết ngay hôm nay và biến kỹ năng viết email tiếng Anh thành lợi thế cạnh tranh của bạn!